Voraussetzungen und Entscheidungen

Unabhängig von der konkreten Rechtsform ist regelmäßig die rechtswirksame Entscheidung über die Etablierung von digitalen Informationstechnologien zu treffen, zumindest dann, wenn sie mit entsprechenden Anschaffungen, also Kosten für die Organisation verbunden sind, und wenn sie für bestimmte innerorganisatorische Abläufe verwendet werden sollen, also beispielsweise für die Mitgliederverwaltung oder für alternative Formen der Zusammenkunft neben der althergebrachten Form der reellen Gruppentreffen oder Beratung vor Ort. Wer insoweit entscheidet bzw. ob insoweit eine Zustimmung bestimmter Beteiligter erforderlich ist, hängt in erster Linie von den innerverbandlichen Regelungen ab. Gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der entsprechenden Willensbildung bestehen grundsätzlich nicht, weil die Entscheidung über eine Anschaffung und Verankerung im Rahmen der von der Rechtsordnung eingeräumten Privatautonomie getroffen wird.

Bei einem Verein muss also intern anhand der Satzungsvorgaben oder von bestehenden Vereinsordnungen gesehen werden, wer insoweit entscheiden darf, also etwa die Mitgliederversammlung oder der Vorstand oder vielleicht auch die hauptamtliche Geschäftsführung, wenn ihre Entscheidung von der erteilten Vollmacht gedeckt ist. Möglich ist auch die Herbeiführung eines sog. Grundsatz-Beschlusses (z.B. der Mitgliederversammlung), der dann als Grundlage der anschließenden konkretisierenden Einzelentscheidungen dient.

Was die Verteilung von Aufgaben (Anschaffung von Informationstechnologien, Pflege und Wartung, Kontrolle der Einhaltung des Datenschutzes etc.) sowie den Abschluss von Verträgen (Kaufverträge, Wartungsverträge, Dienstleistungsverträge) angeht, bestehen grundsätzlich keine Besonderheiten gegenüber anderen laufenden Geschäften. Das gilt auch in organisatorischer und strategischer Hinsicht, etwa wenn es um die Ansprache und Einbeziehung der Mitglieder geht.

Gerade im Hinblick auf rechtsgeschäftliche Entscheidungen dürfte innerhalb des Verbandes zunächst zu klären sein, wer über hinreichende Kenntnisse im IT-Bereich verfügt und insoweit Hilfe bei der Planung und Umsetzung der erforderlichen Schritte zur Verankerung digitaler Strukturen im Verein geben kann. Ungeachtet dessen stellt sich die Frage, ob von vornherein eine professionelle Beratung von außen dahingehend zweckmäßig ist, welche technischen Möglichkeiten überhaupt bestehen, wie das Kosten-Nutzen-Verhältnis einzuschätzen ist und wie die konkrete Realisierung sowie die Schulung der mit der neuen Technik arbeitenden Akteure im Verein und auch die dauerhafte Pflege und Kontrolle der digitalen Instrumente aussehen und gestaltet werden können. Dabei wäre im Hinblick auf die Kosten zu prüfen, ob es ggf. kostengünstige Alternativen gibt, etwa die Unterstützung durch Dachverbände wie die BAG SELBSTHILFE bzw. der Besuch von dortigen Schulungsveranstaltungen. Eine solche Leistungsinanspruchnahme hätte den zusätzlichen Vorteil, dass die Situation und die Rahmenbedingungen von Selbsthilfeorganisationen hier weitestgehend bekannt sind, so dass dementsprechend zielgerichtete Vorschläge zur Digitalisierung erarbeitet werden können, und überdies keine Gefahr besteht, dass einem unnütze und überteuerte Produkte aufgedrängt werden.

Nichtsdestotrotz sind sog. Dienstleistungsverträge nicht nur im Vorfeld bzw. zu Beginn von Maßnahmen zu Digitalisierung in Betracht zu ziehen, sondern auch im weiteren Verlauf, etwa wenn es um die Pflege von Daten, um technische Aufrüstung oder auch um die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzregelungen geht. Hilfreich ist es auch, überhaupt einen Ansprechpartner bei technischen Problemen zu haben, der über die digitalen Voraussetzungen im Verband informiert ist, so dass er schnelle Unterstützung bieten kann, ohne sich zunächst einarbeiten zu müssen.

Gerade bei langfristigen Verträgen wie Beratungs- und Serviceverträgen ist vor Abschluss immer eine genaue Prüfung zu empfehlen, was Gegenstand der Dienstleistung ist und für welche Leistungen ggf. zusätzliche Kosten notwendig werden. Auch ist zu klären, ob man die Verpflichtung eingeht, bestimmte Produkte des Dienstleisters oder einer mit ihm zusammenarbeitende Firma zu kaufen und zu nutzen. Schließlich sollten auch die Laufzeit des Vertrages, die Verlängerungsklauseln sowie die Kündigungsfristen genau unter die Lupe genommen werden.

Vor dem Abschluss von Serviceverträgen ist wie auch beim Kauf von Produkten anzuraten, Preisvergleiche vorzunehmen. Hier gibt es durchaus Kostenunterschiede, während die Qualität und der Umfang der erbrachten Leistung deshalb nicht automatisch geringer ausfallen müssen. Auch beim Einkauf von Produkten ist darauf zu achten, welcher Aufwand (z.B. automatische oder selbst zu installierende Updates, schwierige Bedienbarkeit und entsprechender Schulungsbedarf usw.) und welche möglichen Folgekosten (Kauf von erforderlichen Zusatzgeräten, kostenpflichtige Software-Updates o.a.) damit verbunden sind.

Im Hinblick auf die Frage der Datensicherheit und des Datenschutzes (vgl. hierzu nachfolgende Hinweise) ist zu erwähnen, dass auch insoweit entsprechende Dienstleistungsverträge abgeschlossen werden können. Wenn beispielsweise die Pflicht zu Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht, sich aber kein Interessent im Verband findet, der das Amt übernehmen will, ist es möglich, eine externe Firma zu beauftragen, auf die erforderliche Einhaltung des Datenschutzes zu achten.